Hoy en día es realmente fácil encontrarse entre enorme cantidad de datos de todo tipo, como números de teléfono, direcciones, contraseñas, fotos, videos, recetas, etc. y todos nosotros tenemos variedad de proyectos personales y profesionales que nos gustaría ver nacer, crecer y madurar con tanto éxito como los imaginamos en un principio. Sin duda alguna, nos gustaría llegar a ser tan organizados que pudiésemos cumplir todas las metas que nos trazamos a diario. En estos momentos existe una aplicación de base de datos al mejor estilo “Mac” que nos puede ayudar con estas tareas.
Bento es una aplicación que puede llegar a ser de gran ayuda a la hora de organizar toda la data que tenemos regada en variedad de programas, dispositivo móvil, en nuestra mente o inclusive en papel. Está basada en Filemaker, un producto profesional para el manejo de bases de datos realmente bueno que ha estado en el mercado desde hace varios años ya para los profesionales; y que trae ahora, una propuesta para el usuario final con un sistema personal de base de datos que viene a ser “tan fácil de usar como tu Mac”.
Para las personas que se preguntan cual puede ser la utilidad de una base de datos; piensen un momento en iTunes. iTunes es una aplicación de base de datos especializada y dedicada a la organización de la música y videos que tengamos en nuestras computadoras. Bento trabaja exactamente como iTunes, pero es aún mucho mas flexible en cuanto a su apariencia y los tipos de datos que maneja.

Si eres un nuevo usuario en el mundo de las Mac,

Bento podría verse como una especie de Microsoft Access. Muchos han llegado a decir que puede ser el eslabón perdido de la suite iWork. Y considerando que cuesta sólo $50, es una excelente relación costo/valor si necesitas tener una herramienta de este tipo en tu Mac.

¿Cómo puedes utilizar Bento?
Bento puede resultar realmente útil para cualquier tarea que requiera algún tipo de organización y manipulación; logrando que sea realmente fácil agrupar información que provenga de diversas fuentes como páginas web, notas personales, libros, revistas, grabaciones, hojas de Excel y/o Numbers, etc.
La fortaleza de la aplicación recae en dos características principales: plantillas listas para utilizar y enlaces predeterminados entre Bento y aplicaciones de Mac OS X como Libreta de Direcciones y el calendario iCal. Estas características hacen de Bento una aplicación altamente adaptable, y al mismo tiempo nos garantiza que podremos encajar cualquier tipo de proyecto en ella.
Bento nos permite iniciar un proyecto desde una biblioteca de plantillas, lo que nos da una idea de cuales son las tareas mas comunes para este tipo de aplicación. Estas tareas son: proyectos, contactos, tareas pendientes, eventos, archivos, inventario, planificación de eventos, cobro por tiempo, inventario casero, gastos, diario de ejercicios, mantenimiento de vehículos, clases, medios digitales, listas de estudiantes, lista de membresías, venta de productos, equipos, seguimiento de casos, ventas, clientes, donaciones, notas y un lienzo en blanco para comenzar una idea desde cero.
Una base de datos puede ser definida como una colección estructurada de registros o datos que son almacenados en una computadora, con la intención de permitir su consulta por algún programa y de esta forma responder preguntas. Los registros resultantes de la consulta pasan a ser considerados “información” y esta puede ser utilizada de diversas maneras. Ya que Bento es una aplicación de base de datos (simple pero poderosa), es posible almacenar en ella todo tipo de información; y gracias a su flexibilidad es posible cambiar y re-organizar de forma sencilla la información que ha sido almacenada previamente en cualquier momento que se desee.

¿Qué más puedo hacer con Bento?
De momento puedo pensar en algunas situaciones en las cuales es posible usar Bento: planificación de bodas, administración del pago de préstamos, planificación de viajes, gestión de la información de clientes, portafolio fotográfico, venta de garaje, gira de una banda de rock, lista de próximos restaurantes a visitar, aplicaciones a instalar en cada nueva máquina del laboratorio, control de gastos de la casa, control de suministros de oficina, selección de universidades, lista de alumnos y notas, etc.
Yo he estado usando Bento desde hace unas semanas ya en dos proyectos distintos, que podrían ser fácilmente los proyectos de cualquiera de nosotros. Me gustaría comentarles ahora mis impresiones con la aplicación.

Mi primer proyecto
En un principio encontré a Bento cuando buscaba una aplicación para la planificación de un viaje que fuese compatible con mi Mac; busqué en la web por muchas horas y hasta coloqué algunos mensajes de “Ayuda!” en uno que otro foro. Conseguí algunos programas prometedores para Microsoft Windows que funcionan en conjunto con equipos de GPS, pero no cumplían del todo con mis necesidades por lo siguiente:

• No tengo un GPS (y no planeo gastar en uno tampoco)
• Realmente quería que fuese una aplicación para Mac y no para Windows
• No quería gastar una suma considerable de dinero en una aplicación que sólo utilizaría en una oportunidad.

Finalmente, un buen amigo de los foros de My First Mac me recomendó una aplicación de base de datos general que me podría ser útil para planificar mi viaje. Fue ahí cuando mi aventura con Bento comenzó.
Debo decirlo, cuando en un principio descargue e instalé la aplicación (la versión de evaluación), mi impresión no fue tal cual lo esperaba. Aún cuando es, sin duda alguna, un programa realmente fácil de utilizar, y aunque yo ya había visitado los video-tutoriales en línea, por alguna razón no podía encontrarme a gusto en la aplicación. No tenía idea de cómo plasmar todo lo que tenía en mente en esas bibliotecas y colecciones; no podía decirle a este amigo Bento como era que deseaba manipular mi información y me sentí como si no hablábamos el mismo idioma.
Cerré la aplicación y volví a activar mi descarga del software de planificación de viajes de Microsoft. Al momento estaba convencido de que nada podía ser mejor para los fines que perseguía que una aplicación destinada a ese tipo de propósitos.
No se decir en realidad si fue la increíblemente lenta conexión a Internet o el hecho de saber que tenia que vivir atado al a máquina virtual para ejecutar Windows; que me hicieron reconsiderar el utilizar Bento una vez más. Lo ejecuté de nuevo, volvía a ver los video-tutoriales (soy realmente flojo para leer los manuales) por algunos minutos y me esforcé realmente por lograr pensar de la manera en la cual Bento quería que lo hiciera. Repentinamente me llegó, comencé a ver la forma de manipular esas plantillas predefinidas de forma tal que sería posible guardar toda mi información en ellas.
¿Qué pude haber visto esa segunda oportunidad que había fallado en ver anteriormente? No sabría decir realmente, de repente no fue más que el hecho de realizar un esfuerzo real para entender la manera en la que la aplicación trabaja y volver a pasar cuidadosamente por los tutoriales; que para mi son clave en el proceso de entendimiento del flujo de trabajo de la aplicación. Ese debería ser el punto de inicio para todos nosotros los principiantes a la hora de iniciarnos con la aplicación.

Entonces debo decirlo, fue allí cuando la magia comenzó! Resulta que la biblioteca de planificación de eventos tenía todo lo necesario para poder guardar la información que ya tenia entre el trillón de páginas web con fotos impresionantes, enlaces, fechas, duración, tareas, etc. Cuando no quería mantener un campo, simplemente lo borraba y la base de datos se ajustaba a mi nuevo formato.
Ya me estoy emocionando a este punto, pero… ¿Qué hay de las ciudades que deseo visitar, la líneas aéreas, hoteles y restaurantes?, ¿será posible guardar toda esa información allí dentro?¿mantendrán alguna relación los registros?. Por supuesto que es posible y que mantendrán relación entre ellos. Cada evento se añade al iCal y cada dirección, número de teléfono y código de área se agrega automáticamente a la Libreta de Direcciones.
Sin duda debo admitir, está empezando a crecer en mi ya este amigo Bento. Veamos que otra cosa puede hacer por mi. A este punto soy un usuario ambicioso y quiero guardar unos videos realmente buenos de Italia que bajé de Internet; es por eso que voy de nuevo a la biblioteca a ver que tiene para ofrecerme en este caso. Empiezo por añadir una biblioteca de medios digitales y el resto es historia: fotos, videos y mapas con las excelentes herramientas que estamos acostumbrados a usar en iPhoto y en iWork que hacen todo realmente sencillo y mi viaje está empezando a tomar forma.
Repetí el ejercicio de nuevo con gastos y equipaje; y de alguna manera ya esta aplicación es mi amiga; realmente me esta ayudando a organizar cada detalle sin importar que tan relevante es ya que tengo el sistema de puntaje por estrellas como en iTunes, listas desplegables con prioridades, colecciones inteligentes que me indican cuales son los mejores hoteles (de acuerdo a mi propio criterio claro esta) de los 100 que tengo registrados, campos de formularios que arrastro y suelto dentro de la plantilla, vista de tabla, de planilla, detallada, búsquedas al estilo Spotlight y otros más.
A este punto he encontrado una manera de organizar la información de mi viaje con una aplicación de base de datos de propósito general, la cual costó solo una fracción de lo que habría tenido que pagar por el otro programa que estuve considerando. Entonces, como diría el propio Steve Jobs: aplicación de base de datos de propósito general… aplicación de base de datos de propósito general… lo captan? ¿Cuánto tiempo más podría tomarme el utilizarlo para todo lo demás? Exacto! Ya tengo tantos proyectos para encajar en la manera de pensar de Bento (la cual es a este momento mi manera de pensar) que no se ni por donde empezar.
Cuando se consigue el tiempo y se revisan las diferentes bibliotecas basadas en plantillas, es posible identificar inmediatamente diferentes formas de organizar toda la información relacionada a proyectos, contactos, tareas, eventos, clases, etc.

El límite es la imaginación y cuando uno nota que Bento está apenas en su versión 1, no es difícil imaginar las posibilidades de futuras versiones de la aplicación La opinión del usuario es realmente importante en este momento para la gente de Filemaker, de modo que ellos puedan mejorar la aplicación e incluir en futuras versiones todas las características necesarias para hacerla aún mas robusta, integrada y eficiente.